Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Intra vloeren is een handelsnaam van Houtwerf B.V. Houtwerf B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Adres: Produktieweg 62-70, 2382 PD Zoeterwoude
• E-mail: hallo@intravloeren.nl
• Telefoon: 071 54 55 355
• KvK-nummer: 28029118
• Btw-nummer: NL003092586B01

Voor vragen over deze privacyverklaring of over je persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van hoe je onze website, webshop, showroom en dienstverlening gebruikt. We kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam en contactgegevens, zoals voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Adresgegevens, waaronder factuur- en afleveradres.
• Bestelgegevens, zoals bestelde producten, aantallen, gewenste leverdatum en opmerkingen bij de bestelling.
• Betaal- en transactiegegevens, zoals betaalmethode, betaalstatus, transactie-ID, betaald bedrag en datum en tijd van betaling.
• Gegevens over aangevraagde kleurstalen en het adres waar deze naartoe worden gestuurd.
• Offertegegevens, zoals je naam, e-mailadres, gewenste vloer, aantal vierkante meters en eventuele opmerkingen.
• Accountgegevens, waaronder contact- en adresgegevens, orderhistorie, offertes, opgeslagen winkelwagen of verlanglijst en gegevens over retouren of garantie.
• Informatie die je zelf verstrekt via het contactformulier, e-mail, telefoon of in de showroom.
• Gegevens over retouren, klachten en garantievragen.
• Gegevens uit de bestelhulp wanneer deze tot een bestelling leidt, zoals ingevoerde oppervlaktes, gegevens over de ondergrond en woonsituatie en de berekende hoeveelheden of adviezen.
• Technische gegevens en gegevens over het gebruik van de website die via cookies en vergelijkbare technieken worden verzameld, voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven of toestemming niet wettelijk vereist is.

Je kunt ook zonder account een bestelling plaatsen. Een klantaccount is dus niet verplicht.

3. Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens en op welke grondslag?

We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is. De belangrijkste verwerkingen zijn:

Wanneer we persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die toestemming altijd weer intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden voordat je de toestemming introk.

4. Betalingen

Voor online betalingen maken we gebruik van MultiSafepay. MultiSafepay ontvangt de gegevens die nodig zijn om de door jou gekozen betaling uit te voeren. Intra vloeren ontvangt onder andere de betaalmethode, betaalstatus, het transactie-ID, het betaalde bedrag en de datum en het tijdstip van betaling. Wij ontvangen niet je volledige bank- of creditcardgegevens.

5. Met wie delen we je persoonsgegevens?

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

• MultiSafepay voor het verwerken van online betalingen.
• NAITON als centrale software- en IT-dienstverlener voor onder andere de webshop, klantgegevens, orders, accounts, offertes, facturen en administratie.
• Transporteurs en pakketdiensten voor het bezorgen van bestellingen, kleurstalen en andere zendingen.
• Leveranciers die een product rechtstreeks aan jou verzenden. In dat geval delen we alleen de gegevens die nodig zijn voor de levering, zoals je naam, afleveradres en waar nodig je contactgegevens.
• IT-, e-mail- en communicatiedienstverleners die onze systemen en klantcommunicatie ondersteunen.
• Google voor Google Analytics 4, Google Ads en Google Tag Manager, voor zover deze diensten op basis van je cookievoorkeuren worden gebruikt.
• Meta voor de Meta Pixel en advertentiemeting, voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven.
• Cookiebot voor het beheren en vastleggen van cookievoorkeuren.
• Overheidsinstanties of andere partijen wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken we waar nodig afspraken over de bescherming en het gebruik van die gegevens.

6. Worden je gegevens buiten de EER verwerkt?

Sommige dienstverleners die we gebruiken kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als dat gebeurt, zorgen we ervoor dat de doorgifte plaatsvindt volgens de geldende privacywetgeving en dat passende waarborgen worden gebruikt, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende contractuele afspraken.

7. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze verwerken, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist. We hanteren in beginsel de volgende termijnen:

• Financiële administratie: 7 jaar, voor zover de gegevens onder de wettelijke fiscale bewaarplicht vallen.
• Bestel- en orderdossiers: 7 jaar na afronding van de bestelling.
• Offertes die niet tot een bestelling leiden: maximaal 2 jaar na het uitbrengen van de offerte.
• Gewone contactvragen en losse correspondentie: maximaal 2 jaar na afhandeling.
• Kleurstalen zonder vervolgbestelling: maximaal 1 jaar na verzending.
• Retour-, klacht- en garantiedossiers: maximaal 7 jaar na de definitieve afhandeling. Bij een lopend geschil kunnen relevante gegevens langer worden bewaard zolang dat noodzakelijk is.
• Klantaccounts: we verwijderen inactieve accounts in beginsel na 3 jaar inactiviteit.
• Cookies en vergelijkbare technieken: volgens de bewaartermijn die in het actuele cookieoverzicht op onze website wordt vermeld.

Als gegevens onderdeel worden van een bestelling, garantieclaim, klacht of ander dossier, kan voor die gegevens de bewaartermijn van dat dossier gelden. Na afloop van de toepasselijke termijn verwijderen of anonimiseren we persoonsgegevens, tenzij verdere bewaring noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. We gebruiken noodzakelijke cookies om de website en webshop goed te laten werken, bijvoorbeeld voor de winkelwagen, checkout, sessiebeheer, cookievoorkeuren en het functioneren van klantaccounts. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

Daarnaast gebruiken we, nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven, diensten voor analyse en marketing. Het gaat onder andere om:

• Google Analytics 4 (GA4) om websiteverkeer, verkeersbronnen, bekeken pagina’s en producten, funnelgedrag, e-commerceconversies en omzet te analyseren en de website te verbeteren.
• Google Ads om conversies te meten, remarketing toe te passen en doelgroepen op basis van websitebezoek op te bouwen.
• Meta Pixel om de resultaten van advertenties te meten, remarketing toe te passen en doelgroepen op basis van websitebezoek op te bouwen.
• Google Tag Manager om tags en scripts op de website technisch te beheren.
• Cookiebot om je cookievoorkeuren te beheren en vast te leggen.

We gebruiken geen klant- of orderlijsten voor advertentiedoeleinden en versturen op dit moment geen nieuwsbrieven.

Wanneer toestemming vereist is, plaatsen of activeren we de betreffende cookies en trackingtechnieken pas nadat je toestemming hebt gegeven via de cookiebanner. Je kunt je toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

In het actuele cookieoverzicht op onze website kun je per cookie of vergelijkbare techniek meer informatie vinden, zoals de aanbieder, het doel, de categorie en de bewaartermijn.

9. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Ook verwachten we van partijen waarmee we samenwerken dat zij zorgvuldig en veilig met persoonsgegevens omgaan.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Intra vloeren neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treffen.

11. Wat zijn je rechten?

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Afhankelijk van de situatie kun je ons vragen om:

• Inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken.
• Correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens.
• Verwijdering van je persoonsgegevens.
• Beperking van de verwerking van je persoonsgegevens.
• Overdracht van je persoonsgegevens aan jou of, waar mogelijk, aan een andere organisatie.
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
• Intrekking van een eerder gegeven toestemming.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via hallo@intravloeren.nl. Om je identiteit te controleren, kunnen we je om aanvullende informatie vragen. We vragen daarbij niet meer gegevens dan nodig is om je identiteit vast te stellen.

12. Klacht indienen

Heb je een vraag of klacht over hoe we met je persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via hallo@intravloeren.nl. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, werkwijze of wet- en regelgeving verandert. Op onze website staat altijd de meest actuele versie. Bovenaan vermelden we wanneer de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

14. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

• Intra vloeren - handelsnaam van Houtwerf B.V.
• Produktieweg 62-70, 2382 PD Zoeterwoude
• E-mail: hallo@intravloeren.nl
• Telefoon: 071 54 55 355